你是否會有這樣的情況，工作和事情太多，不知道下一步要做什麼？就算了解事情的輕重緩急，也努力維持專注了，但心裡還是覺得亂糟糟的？
除了可以利用番茄工作法和「把青蛙吃下去」來KO掉你的任務，還有什麼方法可以釐清大腦的雜訊，讓工作流程更順暢呢？
今天來介紹一個時間管理上的GTD理論，GTD（Getting Things Done）是美國工作效率大師大衛·艾倫（David Allen）提出的工作管理術，透過建立工作流程的方式，將應做的事分門別類，讓思路變得清晰，可以幫助我們解決「下一步要做什麼？」的問題。
GTD的思考過程
1）捕捉（Capture）：
將所有想做、必須做的代辦事情列出來，暫時放進自己設定收件匣的地方。收件匣可以是實體紙本或數位工具，如筆記本、便利貼、APP。無論事情大小、重要性、只要是有意義的都可以記下來。
2）理清（Clarify）：
確認你的代辦事項，理清他們的意義和需要採取的具體行動。依照流程中六個問題，將代辦事項歸類到外側的八個類別中。
GTD流程圖
3）整理（Organize)：
將代辦事項分別歸檔至八個類別，
- 垃圾桶
- 延後執行/考慮執行清單
- 資料夾
- 專案清單
- 立即執行
- 待聯絡清單
- 行事曆
- 下一步行動清單
GTD裡頭的「專案」（project）是指需要採取多步驟的事項，因此完成的時間比一般認知的專案還要短。例如舉辦公司內部讀書會，需要討論內容、預訂場地、選定講師等多項工作。
4）回顧（reflect）：
定期檢視並更新每個清單及資料夾裡面的內容。
5）執行（Engage）：
思考當下的情況、可利用的時間、資源以及優先順序，選擇採取的行動並執行。
用固定的思考流程來做事，而非靠感覺
David Allen認為，當事情變多的時候，人們往往會被一堆任務困住而感到壓力和不確定，反而沒有去執行它們。
GTD的好處在於，我們可以透過一個固定的工作流程（Workflow），當有突如其來的想法、臨時事情，就能用固定的思考流程來管理並決定優先順序，這樣可以讓我們專注在當下應該思考的事情，而非靠感覺去管理。例如，把那件惦記在心上的事情記下和分類，把它們「趕出腦袋」，否則他們會一直干擾你現在正在做的事情。
無壓力的效率方法就像武術
David Allen曾提過多年前他在學武術動作的經驗，他說，如果你想空手揮出最大的力道，你需要花上百小時練習一個很尷尬又很不自然的動作，但一旦你做到那個動作，你就「回不去了」 。所以，不要讓諸多事情佔據你的腦袋，而是應該要釐清他們，將它們歸類在適當的地方，儘管這個方法做起來很尷尬、不自然又不太必要。
Mess is cool
混亂不酷，混亂有時也很酷，你認同嗎？
David Allen說起他曾經和女友海上過夜航行到聖克魯斯島（Santa Cruz Island）的故事。那裡海岸崎嶇，有陡峭的懸崖和大量的岩床露頭。由於天色漸暗，他們錨定在一個小海灣及準備做晚餐，但突然刮起大風，在混亂中船身不受控制，還將他們從海灣吹到大海中，然後又沿著那座海岸往懸崖靠近。他用無線電通知了海警，但因為天氣惡劣，需要三個小時救援船才會到達那裡。
為了以防萬一船身撞到大石頭，他們做好了一切準備。當時他們的船和生命都處在危險中，突然間他們同時望向一處，看見了天上那絕美的滿月。David Allen說，在混亂之中，他們實際感受到了一個如禪意般平靜的狀態。
David Allen形容，如同我們很多人的生活，當我們深陷危機，時間完全不見了，你感受到完全存在的狀態。你完全投入在手上發生的事情。你處在一個很有效率的流。當你有奢侈的片刻停頓下來，你會體驗到一種奇妙的存在感。有趣地方就是，危機可以產生出一種平靜。
雖然說的David Allen的演說不是那麼容易理解，但很多時候，因為忙亂、危機來襲，讓我們迸發出更多靈感、做到平常做不到的事情。
GTD理論，對有些人來說可能不是那麼必要，畢竟我們不一定有那麼多事情需要分門別類。對我來說，最有感的地方是「能在2分鐘內完成嗎？」這個提問，當我不知道下一步要做哪一件事情的時候，我就想起這個2分鐘的決定，當然事情不會在2分鐘內完成，而是讓我趕快採取行動先將那件事情處理掉再說，因為我非常不喜歡有事情掛在心上的感覺啊！David Allen說，這是一個Stress-free無壓的效率方法，我想如果確實能幫助我們釐清腦中混亂的思緒，應該就是這個方法非常可取的地方了。
最後，享受那些可以計劃又不能計劃的事情吧！
別忘了下載你的GTD思考流程圖，順便告訴我你用得怎麼樣^O^
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參考資料：
把問題化繁為簡的思考架構圖鑑，AND股份有限公司
Getting Things Done (GTD)，Systematize the clutter in your brain and get things done
The Art of Stress-Free Productivity: David Allen at TEDxClaremontColleges
